Wer heute einen Newsletter verschickt, tut das nicht mehr nur per E-Mail. Immer mehr Unternehmen setzen auf WhatsApp als Direktkanal und grundlegendes Marketing-Tool – und das aus gutem Grund. Nachrichten über den Messenger werden nicht nur deutlich häufiger geöffnet, sondern auch schneller gelesen. Die Folge: höhere Aufmerksamkeit, schnellere Reaktionen, bessere Kundenbindung.
Doch wie funktioniert ein WhatsApp Newsletter eigentlich? Welche Tools braucht man – oder geht das auch kostenlos? Und worauf sollte man beim Start unbedingt achten?
In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du in wenigen Schritten deinen eigenen WhatsApp-Newsletter aufbaust, was es rechtlich zu beachten gibt – und wie du den Erfolg deiner Kampagne sogar mit Tracking-Tools wie Trackboxx messbar machen kannst.
Was ist ein WhatsApp Newsletter – und für wen lohnt er sich?
Ein WhatsApp Newsletter ist eine regelmäßig versendete Nachricht (oder eine Reihe von Nachrichten), die du an eine Liste von Abonnenten schickst. Im Unterschied zum klassischen E-Mail-Newsletter landen die Inhalte direkt im Messenger des Nutzers – ohne Spam-Filter, ohne Ablenkung.
Geeignet ist das Format für:
- kleine Unternehmen, die lokal Kunden informieren (z. B. Wochenangebote, Events),
- Content Creators, die neue Inhalte teilen,
- Onlineshops, die Aktionen oder Produkt-Highlights bewerben,
- Vereine, Communities und Bildungseinrichtungen mit Updates.
✅ Checkliste: Voraussetzungen für den Start
Bevor du deine erste Nachricht versendest, brauchst du:
- ✅ WhatsApp Business App (kostenlos, Android/iOS)
- ✅ ein eigenes Firmenhandy oder eine Nummer nur für diesen Kanal
- ✅ eine DSGVO-konforme Opt-in-Lösung (mehr dazu gleich)
- ✅ erste Interessenten (Kunden, Fans, Mitglieder)
- ✅ eine Idee, wie oft du senden willst – und was
Geht das kostenlos? Oder braucht man Software?
Die gute Nachricht: Du kannst direkt loslegen – ohne zusätzliche Software, wenn du die kostenlose WhatsApp Business App nutzt.
Diese erlaubt es dir, sogenannte Broadcast-Listen zu erstellen. Damit versendest du dieselbe Nachricht an mehrere Empfänger gleichzeitig – aber jeder erhält sie individuell, ohne zu sehen, wer noch auf der Liste steht.
Limitation:
- Max. 256 Empfänger pro Broadcast-Liste
- Nachrichten werden nur zugestellt, wenn der Empfänger deine Nummer gespeichert hat
- Kein automatisches A/B-Testing, keine Analysefunktion
Tools für mehr Komfort (kostenpflichtig):
Wenn du skalieren oder automatisieren möchtest, helfen Anbieter wie:
- 360dialog (offizieller WhatsApp Business Provider)
- ChatWerk (für KMUs)
- Brevo (ehemals Sendinblue) mit WhatsApp-Integration
- ManyChat, Landbot, Twilio für Automatisierung und Funnels
Diese Tools erlauben u. a.:
- segmentierte Empfängerlisten
- Opt-in-Formulare mit Double-Opt-in
- Performance-Messung
- Integration in CRM und Shop-Systeme
Ablauf: So startest du deine erste Broadcast-Kampagne
Hier ist der praktische Ablauf in 7 Schritten:
1. Business Account einrichten
- WhatsApp Business App installieren
- Unternehmensprofil mit Logo, Beschreibung, Öffnungszeiten etc. anlegen
2. DSGVO-konforme Opt-ins einsammeln
- Über Website, Social Media, QR-Code oder offline
- Wichtig: Klar sagen, wofür die Nummer verwendet wird
- Empfehlung: „Schick uns ‚Start‘ an +49 XXX, um unsere Angebote per WhatsApp zu erhalten.“
3. Kontakte erfassen & speichern
- Nur wer deine Nummer auch gespeichert hat, bekommt die Nachricht!
- In WhatsApp als Broadcast-Empfänger markieren
4. Inhalte planen
- Welche Inhalte willst du verschicken?
- Wie oft? (Empfehlung: max. 1x/Woche zum Start)
- Was ist der Nutzen für den Empfänger?
5. Erste Nachricht schreiben
- Kurz, klar, charmant
- Gern mit Emoji oder Link
- Beispiel:
„? Diese Woche neu bei uns: Vegane Trüffel-Pizza! Nur bis Sonntag. Jetzt vorbestellen ? [Link]“
6. Broadcast starten
- Liste auswählen
- Nachricht absenden
7. Reaktionen beobachten
- Wer antwortet?
- Welche Inhalte kommen an?
- Feedback nutzen, um besser zu werden
Und was ist mit dem Tracking?
Eine der häufigsten Fragen: Wie kann ich messen, ob sich der Newsletter lohnt?
Hier zwei Wege:
➤ A) Link-Tracking mit UTM-Parametern
Wenn du z. B. einen Link zu deinem Shop oder Blog teilst, solltest du diesen mit UTM-Parametern versehen (z. B. ?utm_source=whatsapp&utm_campaign=sommerangebot).
So kannst du in Tools wie Trackboxx, Google Analytics oder Matomo genau sehen:
- Woher der Traffic kam
- Wie viele Nutzer klickten
- Was sie anschließend getan haben (Kauf, Anmeldung etc.)
➤ B) Conversion direkt im Chat
Viele Aktionen passieren ohne Website – etwa:
- Produktanfragen
- Vorbestellungen
- Terminvereinbarungen
Das ist klassisches Zero-Click-Commerce: Der Nutzer bleibt im Chat – und konvertiert trotzdem. Diese Konversionen solltest du händisch oder per CRM mittracken – etwa über Tags, Zählung oder Integration (bei API-Nutzung).
WhatsApp Newsletter vs. E-Mail Newsletter – Konkurrenz oder Ergänzung?
Oft wird gefragt: Soll ich WhatsApp oder E-Mail verwenden – oder beides? Die kurze Antwort: Sie erfüllen ähnliche Aufgaben, aber funktionieren komplett unterschiedlich – technisch, psychologisch und strategisch.
Hier die wichtigsten Unterschiede:
| Kriterium | ||
| Öffnungsrate | Ø 20–25 % (je nach Branche) | 80–95 % (laut MessengerPeople, 360dialog) |
| Zustellgeschwindigkeit | Kann verzögert sein | Sofort, Push-Benachrichtigung |
| Interaktion | Niedrig (CTR oft <5 %) | Hoch (Antworten, Klicks, Chats) |
| Plattformabhängigkeit | Kein direkter Kanal – Filter & Promotions-Tab | Direkter Dialog – keine Filter |
| Design-Flexibilität | HTML, Bilder, CI-konform | Klartext, Emojis, max. 1 Bild |
| Reichweitenaufbau | Einfach per E-Mail-Adresse | Aufwendiger (Opt-in via Chat + Nummer speichern) |
| Rechtliches | Double Opt-in Pflicht | Opt-in + oft Double Opt-in empfohlen |
Zahlen & Quellen:
- E-Mail: Laut HubSpot 2024 liegt die durchschnittliche Öffnungsrate bei 20,94 %, je nach Branche schwankt sie zwischen 15–35 %.
- WhatsApp: MessengerPeople, 360dialog und ChatWerk berichten aus Tausenden Kampagnen von Öffnungsraten zwischen 80 und 95 % – teilweise sogar höher bei kleinen Listen und lokalem Bezug.
Was ergibt mehr Sinn – oder doch beides?
WhatsApp ist kein Ersatz für E-Mail, sondern eine ergänzende Strategie:WhatsApp punktet bei direkter Kommunikation, hohem Engagement und persönlichen Botschaften.
E-Mail eignet sich nach wie vor für umfangreiche Inhalte, Dokumente, visuelle Gestaltung, B2B-Kommunikation und breite Listenpflege.
Best Practice: Viele Unternehmen nutzen E-Mail für klassische Newsletter und ergänzen ihn um WhatsApp: z. B. als Reminder („Hast du unsere neue Aktion schon gesehen?“) oder zur Vorab-Info für VIPs, Schnellbucher, lokale Kunden.
Fazit: Schnell starten – und gezielt skalieren
Ein WhatsApp Newsletter ist 2025 kein technisches Hexenwerk. Wer klein anfangen will, kann das direkt mit der WhatsApp Business App tun – kostenlos und ohne Vorkenntnisse. Wichtig ist vor allem, relevante Inhalte zu senden, nicht zu übertreiben – und auf echte Beziehungen zu setzen.
Wer mehr aus dem Kanal herausholen will, hat mit API, Automatisierung, Chatbots und Tracking-Tools wie Trackboxx alle Möglichkeiten, aus einem simplen Newsletter einen performanten Marketingkanal zu machen.
Denn in einer Welt voller Algorithmen, Zero-Click-Suchen und KI-Zusammenfassungen bleibt WhatsApp einer der wenigen Orte, an dem deine Nachricht direkt beim Kunden ankommt – und Wirkung entfalten kann.
