Jak zaprojektować baner zgody zgodny z RODO

Banery cookies ścigają nas jak rój natrętnych much. Część jest zbędna, inne jedynie sprawiają wrażenie zgodności z RODO, a większość nie spełnia wymogów. Oto najważniejsze kwestie, na które warto zwrócić uwagę.

1. RODO nie jest wszystkiemu winne!

Obowiązek uzyskania uprzedniej zgody odwiedzających na niektóre usługi na stronie wynika nie z samego RODO, lecz z art. 5 ust. 3 dyrektywy o prywatności i łączności elektronicznej:

Państwa członkowskie zapewniają, aby przechowywanie informacji lub dostęp do informacji już przechowywanych w urządzeniu końcowym abonenta lub użytkownika były dozwolone wyłącznie wtedy, gdy dany abonent lub użytkownik wyraził na to zgodę na podstawie jasnych i wyczerpujących informacji przekazanych mu między innymi na temat celów przetwarzania. .....

Ponieważ dyrektywa ta ma pierwszeństwo przed RODO, takich usług nie można oprzeć na prawnie uzasadnionym interesie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podstawą jest zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a.
RODO określa natomiast, jak należy tę zgodę uzyskać.

2. Kiedy potrzebujesz zgody?

a. Zgoda nie jest wymagana na przykład w przypadku

• Dane urządzenia, takie jak adres IP, rozdzielczość ekranu czy system operacyjny, używane do wyświetlania lub zabezpieczenia strony albo aplikacji
• Ściśle niezbędne cookies służące do ustawiania języka i czcionek, uwierzytelniania przy logowaniu, zapamiętywania preferencji oraz obsługi koszyka i formularzy online (cookies sesyjne)
• Usługi poprawiające wyświetlanie, skracające czas ładowania lub optymalizujące stronę, np. sieci dostarczania treści (CDN) i fonty internetowe

Co do zasady zgoda nie jest potrzebna na cookies lub usługi niezbędne do działania strony albo realizacji usługi wyraźnie zamówionej przez użytkownika. Jeśli korzystasz wyłącznie z takich funkcji, nie potrzebujesz banera cookies ani banera zgody. Wystarczy zamieścić odpowiednie informacje w polityce prywatności.

Znane banery typu „Używamy cookies, bla, bla, bla… OK” są zbędne. Dezorientują odwiedzających i sprawiają, że ci poświęcają im coraz mniej uwagi.

Narzędzia służące wyłącznie do statystycznej analizy ruchu, np. w celu ulepszania strony, zwykle również nie wymagają zgody. Dotyczy to m.in. Matomo, zwłaszcza że można je uruchomić na własnych serwerach. Podstawą może być prawnie uzasadniony interes zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Czasem warto przeprowadzić i udokumentować test równowagi interesów. To jednak zagadnienie ochrony danych, a nie samego projektu banera.

Wyjątkiem jest Google Analytics: organy nadzorcze uznają je za narzędzie śledzące, nawet jeśli właściciel strony chce tylko zbierać statystyki odwiedzin. Dlatego Google Analytics wymaga zgody.

b. Zgoda jest wymagana na:

• Analizę statystyczną i pomiar zasięgu
• Reklamę opartą na zachowaniu lub lokalizacji
• Wtyczki mediów społecznościowych

Alternatywą dla wtyczek społecznościowych jest rozwiązanie Heise wymagające dwóch kliknięć, czyli przycisk Shariff. Możesz też użyć obrazów lub ikon, które jedynie prowadzą do danej platformy. Wtedy zgoda nie jest potrzebna; wystarczy odpowiednia informacja w polityce prywatności. Dodatkowo możesz wyświetlać po najechaniu kursorem komunikat, np. „Przejdziesz na stronę Facebooka”, aby odwiedzający wiedział, co się wydarzy.

W przypadku każdej funkcji wymagającej zgody najważniejsze jest uzyskanie jej PRZED zebraniem lub przekazaniem danych.

3. Mapy, wideo i platformy streamingowe

W okresie, którego dotyczy ten artykuł, nie było jeszcze jednolitego stanowiska. Część ekspertów oczekiwała, że planowane rozporządzenie ePrivacy, pierwotnie mające wejść w życie razem z RODO, wprowadzi wymóg uprzedniej zgody także na te usługi. Ich zdaniem wskazywały na to również orzeczenia Trybunału Sprawiedliwości UE z jesieni 2019 r. i niemieckiego Federalnego Trybunału Sprawiedliwości z maja 2020 r.

Bawarski organ ochrony danych dla sektora niepublicznego (BayLDA) informował na swojej stronie, że filmy można osadzać bez uprzedniej zgody, jeśli odtwarzanie zaczyna się dopiero po świadomym kliknięciu i wcześniej nie są przesyłane dane. Służą temu rozwiązania wymagające dwóch kliknięć lub Embetty. Zalecał również osadzanie filmów YouTube w trybie zwiększonej prywatności (no-cookie).

BayLDA podobnie podchodził do Google Maps: mapa powinna ładować się dopiero na wyraźne żądanie odwiedzającego, np. po dodatkowym kliknięciu w rozwiązaniu dwuetapowym.

Zapytałem o to BayLDA. W chwili udzielania odpowiedzi organ potwierdził powyższą interpretację, ale zaznaczył, że musi jeszcze dokładnie przeanalizować uzasadnienia wyroków. Analiza mogła doprowadzić do zmiany stanowiska.

Jeśli chcesz przygotować się na przyszłość, możesz prosić o zgodę również na te usługi. Zawsze można zastosować dodatkowe środki ochrony danych.

4. Warunki ważnej zgody

Zgoda musi być UPRZEDNIA, ŚWIADOMA i DOBROWOLNA. W praktyce oznacza to:

a. UPRZEDNIA:
Gdy ktoś po raz pierwszy otwiera stronę, skrypty mogące zbierać dane użytkownika i przekazywać je podmiotom trzecim muszą pozostać wyłączone.
b. ŚWIADOMA:
Krótko objaśnij usługi, używając prostego języka i czytelnego układu. Celem jest poinformowanie odwiedzającego, a nie przytłoczenie go.
c. DOBROWOLNA:
Nie zaznaczaj domyślnie pól zgody. Odwiedzający ma aktywnie wyrazić zgodę, a nie odznaczać pole, żeby odmówić.

Uwaga:
Ogólne stwierdzenia, takie jak „Ta strona używa cookies do analityki i reklamy” czy „…aby poprawić komfort przeglądania”, same w sobie nie wystarczą. Nie wyjaśniają przejrzyście, co dzieje się z danymi.

Rzeczywisty wybór oznacza też możliwość korzystania ze strony po odmowie zgody na opcjonalne usługi.

5. Dokumentowanie i wykazywanie zgody

Musisz dokumentować zgodę i umieć wykazać, że została udzielona. Zdaniem wielu ekspertów wystarczy dokumentacja techniczna: np. opatrzona datą treść zgody, kod i wersja banera, znaczniki czasu oraz identyfikator cookie użytkownika. Zbieranie dodatkowych danych osobowych wyłącznie po to, aby udowodnić zgodę, jest zbędne i narusza zasadę minimalizacji danych.

6. Wycofanie zgody: funkcja opt-out

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Każda używana usługa musi więc oferować działającą opcję rezygnacji, którą zawsze łatwo znaleźć i uruchomić.

7. Jak powinien wyglądać baner zgody?

Następujące treści są obowiązkowe w banerze:

• Administrator danych, jeśli jego tożsamość nie wynika już jasno ze strony
• Nazwa narzędzia
• Cel przetwarzania danych
• Odbiorca danych
• Informacja, że zgoda jest dobrowolna i można ją wycofać, wraz z możliwością rezygnacji
• Link do polityki prywatności
• Zwróć uwagę na umiejscowienie banera: nie może blokować dostępu do informacji prawnych o właścicielu strony ani polityki prywatności.

Zakres wymaganych informacji jest określony, ale projekt możesz wybrać samodzielnie. Podmenu pomagają uniknąć przeładowania banera. Tak mogłaby wyglądać pierwsza warstwa zawierająca wymagane minimum:

To tylko jeden z możliwych projektów pierwszej warstwy informacji, a nie wzór, którego trzeba się trzymać.

Istnieje wiele platform zarządzania zgodami (CMP). Ich funkcje można porównać w internecie. Popularne przykłady to Cookiebot, Borlabs Cookie, Usercentrics i Consentmanager.

Narzędzie do zarządzania zgodami powinno spełniać następujące podstawowe wymagania:

• Wyświetlać baner od razu po wejściu na stronę lub do aplikacji
• Zapewniać dostęp do wymaganych informacji prawnych, w tym danych właściciela strony, regulaminu i polityki prywatności
• Zapisywać cookies lub przetwarzać mobilne identyfikatory reklamowe dopiero po aktywnym wyrażeniu zgody. Przeglądanie strony, zamknięcie banera lub jego automatyczne zniknięcie po określonym czasie nie oznacza zgody.
• Umożliwiać korzystanie ze strony lub aplikacji także po odrzuceniu cookies lub identyfikatorów reklamowych
• Funkcja rezygnacji
• Udostępniać rejestry i raporty pozwalające wykazać udzielenie zgody

Więcej wskazówek znajdziesz w wytycznych dla dostawców usług telemedialnych niemieckiej Konferencji Ochrony Danych oraz w pytaniach i odpowiedziach dotyczących cookies i śledzenia organu ochrony danych Badenii-Wirtembergii.

Wybierz rozwiązanie dopasowane do swojej strony, w razie potrzeby z pomocą agencji. Jeśli nie chcesz tworzyć własnego, porównaj dostawców i ich funkcje.
Pod kątem ochrony danych sprawdź, czy dostawca potrafi uzasadnić deklarowaną zgodność z RODO i gdzie znajdują się jego serwery.

8 A marketing?

Wielu odwiedzających nie chce być śledzonych i klika „Odrzuć wszystko”. Może to utrudniać marketing i analitykę, ale użytkownicy korzystają ze swojego prawa do decydowania o wykorzystaniu informacji na ich temat.

Podczas spotkania informacyjnego, w którym uczestniczyłem, pracownik szwedzkiej firmy Jaohawi AB, dostawcy Consentmanager, przedstawił ciekawe dane:

Według ich analiz średnio 40–50% odwiedzających wybierało „Zaakceptuj wszystkie usługi”. Oznacza to, że 50–60% nie wyrażało zgody.

Zdaniem prelegenta ulepszenie banera mogło podnieść odsetek akceptacji do około 65%, a wśród lojalnych, powracających klientów do około 70%.

Szacował on, że po wprowadzeniu banera zgody w raportach brakuje mniej więcej połowy danych marketingowych. Proponował uwzględnianie tych braków metodami statystycznymi przy opracowywaniu prognoz.

Możesz szanować prywatność, a jednocześnie poprawiać położenie, kolory i treść banera, aby zachęcić więcej odwiedzających do zgody na opcjonalne usługi.